Başarı Hikayesi: Büyükçekmece Belediyesi KEP Kullanımı

Büyükçekmece Belediyesinde Bilgi işlem Müdürlüğü tarafından yürütülen KEP kullanımı entegrasyon çalışmaları tamamlandı ve KEP kullanıma açıldı. Yazı işleri Müdürü Sn.Yılmaz ÖZDAMAR ve KEP entegrasyon sorumlusu Sn.Erkin KILIÇ Kayıtlı Elektronik Posta’ya geçişin sunduğu avantajları ve yaşanan süreci açıklayan bilgiler verdi.

“Kayıtlı Elektronik Posta’ya geçildiğinde evrakların tarafsız yasal koruma altında olması, işlem sürelerinin, bilgi akışının hızlanması ve evrak üzerinde değişiklik yapılamayacağı” için sistemi uygulama kararı aldıkları aktarıldı.

Önceden kurumlar arası yapılan yazışmalar, Yazı İşleri Posta Servisi tarafından iadeli taahhütlü, kargo vb. yollarla gönderimi sağlanarak yapılmaktaydı. Evraklar 3-7 gün içerisinde ilgili adrese ulaşmakta, yazının cevabı olduğunda aynı süreci yaşayarak işlem sürelerinin tamamlanmasının 15-20 günü bulması söz konusu oluyordu.  Bu durum zaman ve iş gücü kaybına sebep olmaktaydı.

KEP’e geçme kararı alındıktan sonra PTT KEP yetkili merkezlerinden resmi yazı ile belirlenen belediye personelleri için hesaplar açılmış ve yetkileri sağlanmıştır. Universal tarafından üretilen Belediyemizin Otomosyan Sistemi FlexCity’de kullanılması için gerekli entegrasyonlar sağlanarak kullanıma açılmıştır. FlexCity’de EBYS ile KEP arasında yapılan bu entegrasyon sonucunda, mevcut iş takibinin yapıldığı EBYS sistemi üzerinden Kayıtlı Elektronik Posta gönderimleri ve alımları sağlanmaktadır.