FlexCity’nin Büyükçekmece Belediyesi’ndeki Başarı Öyküsü

Ruhsat ve Denetim Müdürü Sayın Şilan ERASLAN Hanım “Bir çalışanım hastaneye gitmek için bugün izin alabilir miyim? Tabletim yanımda olacağı için evraklarımı yapabilirim diyor. Ekiplerimiz daha sahadayken iş atayabiliyor ve FlexCity’i aktif olarak kullanabiliyor. Vatandaşlarımız eskiden işlerini hızlandırmak adına “Evrakımı ben takip edeyim”, “Evrakımı ben götürüp halledeyim” gibi şeyler söylerken, FlexCity üzerinden hızlıca süreç başlattığımız için İmar Müdürlüğü’ne ve ilgili diğer müdürlüklere online bir şekilde anında evrak gitmiş oluyor. Artık vatandaşlarımızın işlemlerini çok daha hızlı bir şekilde yapabiliyoruz.” diye belirtti.

EBYS’nin kullanılmaya başlandığı ilk günü ile ilgili Bilgi İşlem Müdürü Sayın Başak KILIÇ şu sözleri belirtti; “EBYS’yi kullandığımız ilk gün sadece evrakların imzası olur kaygısı vardı. Ancak herkes evraklarını taradı, ekledi ve öyle gönderdi. Aslında ilk gün itibari ile biz EBYS’yi kullanmaya başlamıştık. Test dönemi, eğitim dönemi de oldu ve bu süreçleri hep sağlıklı bir şekilde atlattık.”

Sayın Şilan ERASLAN Evrak Takibi ile ilgili FlexCity’nin getirdiği kolaylıklardan da şu şekilde bahsetti; “Bence web tabanlı sistemler bazı değişiklikleri yanında getirecek. Örnek veriyorum bir müdürümüzün herhangi bir işi oldu veya bir toplantısı oldu ve bunun için bir yere gitme durumu oldu. Artık böyle bir durumda kendi evraklarımızı kendimiz görüp, başka bir müdürün kontrolüne bırakmıyoruz. FlexCity’de hoşuma giden özelliklerden birisi de; başka bir müdürlüğe vekalet vermemize gerek kalmadan işlerimizi kendimizin halledebilmesidir. FlexCity ile içim rahat ediyor, yapılanları ben dışarıda bile olsam görebiliyorum.”

Sayın Şilan ERASLAN; “Süreç haritamızda evrakın nerede olduğunu görebiliyoruz oda bize şöyle bir avantaj sağlıyor, biz daha çok esnaflar ile muhatap olan bir müdürlüğüz ve esnaflarımız da psikolojik olarak işi hemen hallolsun istiyor, evrakı tam olsun istiyor. Eskiden Esnafımız gelip “benim evrakım 3 aydır bekliyor” derken şimdi biz hemen bir tuşa basarak “siz 7 gün önce başvuru yapmışsınız, evrakınız şu müdürlükte” gibi çok daha doğru cevaplar verebiliyoruz. Artık dosyaya gitmemiz gerekmiyor ve her şey sistemde. İnsanların yorulmaması açısından ve iş gücü açısından FlexCity ile ciddi bir avantaj sağlamaktayız. Ayrıca vatandaşımıza çok daha tatmin edici cevaplar veriyoruz. Süreç bir yerde tıkandıysa bunun analizi artık mümkün. Diyelim ki bir ruhsatlandırma süreci gecikti, neden gecikti? Bu gelirler veya taşınmazdan kaynaklanan bir gecikme mi? İmardan kaynaklanan bir gecikme mi? Yoksa bizim müdürlükten kaynaklanan bir sorun mu? Artık bu soruları üst yöneticilerimiz ile birlikte cevaplayıp daha iyi analiz etme şansımız oluyor.” diye de ayrıca belirtti.

Sayın Çağlayan GÜRSEL, FlexCiy’nin birimine getirdiği yenilikler hakkında; “Yeni sisteme geçişimiz ile birlikte artık evrak takibi konusunu bir kenara bıraktık. Bugün bir vatandaş geldi 10 dakikalık bir süreçte evrakları oluşturuldu, işlemleri hallettik ve gönderdik. Eski sistemde bu süreç günlerce sürebiliyordu. Şimdi saha da olsak bile elimizdeki tabletler ile evrakları imzalayıp gönderebiliyoruz. Bu bizim için ve vatandaş için çok büyük bir rahatlık. Sayın başkanımız veya başkan yardımcılarımız belediye dışında olsalar dahi bilgisayarları ile, tabletleri ile sisteme girip imzalarını atıyorlar ve evraklar imzalı bir şekilde önümüze geliyor. Geçenler de önümüze 2015 yılına ait bir dilekçe geldi, bizden ayrılan bir bölgenin 2001 yılındaki evrakını ve bu konu ile ilgili yazışmalar olup olmadığını arıyoruz. FlexCity’den önce biz bu evrakı alıp eski dosyaları tek tek aramamız gerekiyordu. Ancak FlexCity sayesinde ufak bir arama ile anında bulduk. Kısacası işimiz çok kolaylaştı.” diyerek memnuniyetini belirtti..

Sözlerine şu şekilde devam eden sayın GÜRSEL; “Uygulamanın bize getirdiği bir diğer yenilik ise performans değerlendirmesi. Evrakların dışında gelen her telefonda iş başlatıp, performans değerlendirmesine alabiliyoruz. Normalde bir sürü iş yapıyorduk ama çözülmüş olarak görünmüyordu. Böyle olunca da akıllara performans değerlendirmesinin nasıl yapılacağını sorusu geliyordu. Artık her yolla gelen bütün şikayetleri süreç olarak alıp performans değerlendirmesine katabiliyoruz. Performansımız da bu şekilde çok iyi ölçülebiliyor. FlexCity sayesinde kolay olana çabuk alışıyoruz, eski çalışma sistemini kimse aramıyor. Yakın zamanda hastalandım ve hastaneye kaldırıldım. O sırada acil bir iş geldi ve ben serum alırken tablet üzerinden evrakı imzalayıp yolladım. Bu muhteşem bir şey.” diyerek sözlerini tamamladı.

Son olarak Sayın Şilan Hanım şu sözlerle bitirdi “FlexCity ilk geldiği zaman doğal olarak “acaba yeni bir sisteme alışabilir miyiz” gibi kaygılar oluştu. Mesela 3 ay sonra emekli olacak olan Tezcan hanım, hala bir şeyler öğrenmeye çalışıyor ve bu beni çok mutlu ediyor. Buradaki herkesin gayreti ve çabası ile FlexCity’e hızlıca adapte olunabildi. FlexCity ile çalışma konusunda herkes ilk gün ki gibi açık ve sürekli geliştirilen FlexCity’nin yeniliklerini öğrenmeye hevesli bir şekilde çalışıyorlar. Buda beni çok mutlu ediyor ve FlexCity ile çalışmak daha keyifli hale geliyor…”