Bir resmi kurumun `home office` çalışması takdir edersiniz ki `inanılmaz` bir durum. Yalova Belediyesi `dünyada ilk kez` bu uygulamaya geçeceğini açıklayınca durumu bizzat Belediye Başkanı Yakup Koşal`a sormak istedik.
Memurluğun, bu işi düzenleyen yasalara baktığımızda birbirinden sıkıcı kelimelerin kullanıldığı, anlaşılması zor, neredeyse belirsiz bir tanımı var. Fakat hemen hepimiz için ifade ettiği basit anlamın sınırları fazlasıyla keskin; `Sabah 09:00 akşam 18:00 arası çalışan devlet görevlisi.` Bu nedenle olsa gerek bir devlet kurumunun `home office` çalışması `inanılmaz` bir durum.
Malum; çoğu kişi için sıkıcı ofis ortamına gidip tüm günü kağıtların, imzaların arasında geçirmek, belki de bunun için onca yol tepmek sevimli bir durum değil. Hele de bu işleri evde, parkta, kafede bir internet bağlantısıyla `home office` çalışarak halletmek mümkünse… Böyle zamanlarda hayallerimizi süsleyen `evden çalışma` sistemini hayata geçireceğini açıklayan kurum Yalova Belediyesi.
Geçen hafta, yeni yılla birlikte belediye çalışanlarının `home office` sitemine geçeceğini açıkladılar. Biz de duyduğumuza pek inanamadık ve bizzat Yalova Belediye Başkanı Yakup Koşal`a soralım dedik, `Dünyada da bir ilk` dediği sistemi anlattı…
– İnsan bu uygulamanın neden ilk önce Yalova`da ortaya çıktığını merak ediyor?
Boğaziçi Üniversitesi Endüstri Mühendisliği mezunuyum. Biliyorsunuz bilgi toplumu, şeffaflık, katılımcılık, verimlilik günümüzün yaygın kavramları. Bu kavramların kamu hizmetlerine nasıl uygulanabileceğini düşünüyordum. Daha önceki belediye başkanlığı dönemimde alt yapı çalışmalarına başlamıştık 2001`de ama sonraki dönemde seçilemeyince devamı gelmedi. 2009`da tekrar başkan seçilince çalışmalara devam ettik.
– Sistemi nasıl uygulayacaksınız?
Belediyenin sunduğu bütün hizmetleri tanımlayıp dijital ortama aktardık. İmar durumundan su patlamasına kadar 4 binin üzerinde hizmet… Bir evrakın onaylanıp, imzalanıp başka bir yere gönderilmesi gibi en basit işler de buna dahil. Bütün bu işlemlerin takibi, belediyeye talebin ya da şikayetin gelişinden işin sonuçlanma aşamasına kadar internet üzerinden gerçekleştirilecek. Şimdi her şeyin dijital ortama aktarıldığı bir sistemde, o işi yapacak personelin mutlaka belediye binasında bulunması gerekir mi? Gerekmez. `Home office` buradan çıkıyor. Parkta da, evde de işinizi takip edebileceksiniz. Belli bir mekana bağlı kalmanız gerekmeyecek.
ÇALIŞANLARIN YÜZDE 90`INI KAPSAYACAK…
– Belediyede çalışan herkes `home office` sitemine mi geçecek yani?
Bizde memur ve işçi 400 civarında personel çalışıyor. Bu sayının yüzde 90`ının yeni yılda bu sistemde çalışmasını hedefliyoruz. Mesela sahada çalışan üç kişilik personel ekibinin başında el bilgisayarı olacak. Kendi alanıyla ilgili talebi anında görüp arkadaşlarıyla karşılayacak. İşin her aşamasını da bilgisayarıyla sisteme girecek. Belediyenin iletişim biriminde talepleri ve şikayetleri alan personel, veznelerdeki tahsildarlar, başkan yardımcıları gibi halkla ve diğer resmi kurumlarla yüz yüze iletişim halinde olması gerekenler eskisi gibi gelmeye devam edecek. Onun dışındaki tüm personel için yeni sistem uygulanacak.
– En sık karşılaşılan sıkıntı nedir, nasıl çözeceksiniz yeni sistemde?
İmar işleri… Eskiden arsasının imar durumunu öğrenmek isteyenler bazen günlerce beklerdi. Şimdi aynı iş için evdeki bilgisayarınızdan sisteme kimlik numaranızı yazacaksınız, 10 saniyede durumunuzu öğreneceksiniz. Bunun için Yalova`daki bütün parsellerin imar durumunu belirleyip dijital ortama aktardık. İmar durumunu öğrenmek isteyen herkes başkasının imar durumunu da görebilecek. İmzalı belge için bile belediyeye gelmesine gerek kalmayacak, mobil imzayla o an alabilecek.
– Neden yeni yılı bekliyorsunuz sistemi canlandırmak için?
Belediyenin 40-50 yıl geçmişe uzanan bir arşivi var, bunu dijital ortama aktarılması yılbaşını bulacak.
– Sisteminiz kulağa hoş geliyor ama uygulanabilirliği konusunda ikna olmak takdir edersiniz ki kolay değil…
Ezber var kafamızda çünkü. Üretim, hizmet, yönetim gibi faaliyetler belli mekanlarda yapılıyor. Bunun ezelden beri böyle yapıldığını sanıyoruz, oysa öyle değil. Sanayi toplumuyla ortaya çıkmış bir sistem. Herkes biliyor ki artık bilgi toplumuna geçiyoruz. Bunun altyapısının değişmesi de kaçınılmaz.
– Yasalar bu sisteminize ne diyecek?
Önemli yanı orası. Kamu yönetimini düzenleyen esnek çalışma yasasına dayandırıyoruz sistemi ama bir müfettiş gelip yaptığımızı onaylamayabilir. Yoruma bağlı. Kamu yönetimini bilgi toplumuna adapte edecek yeni yasalara ihtiyaç var. Anayasa çalışmaları sırasında gündeme gelmesi gerekir.
Bir i-phone`la bütün işleri takip edebiliyorum…
– Siz de `home office` mi çalışacaksınız artık?
Belediye başkanı diğer kurumlarla sürekli iletişim kuruyor. Bu nedenle her sabah gitmem gerekecek yine.
– Size faydası ne olacak?
Sisteme adapte edilmiş `Mobil Başkan` uygulaması var örneğin.
I-phone`dan bakınca belediyedeki bütün işleri takip edebiliyorum. Şu ana kadar belediyenin kasasına kaç para girmiş? Kaç kişi hangi şikayetlerde bulunmuş? Talepleri karşılanmış mı? Bütün bunları anında görebiliyorum.
– Vatandaşlar sisteme nasıl dahil olacak?
Bir talepte ya da şikayette bulunan herkes talebiyle ilgili tüm aşamaları sisteme girip görebilecek. Benzer taleplerde bulunan diğer kişilerin işlerinin ne kadar zamanda, nasıl sonuçlandığını da görebilecek. Memnuniyetini ya da memnuniyetsizliğini belirtecek.
www.aksam.com.tr/belediye-isleri-artik-evden-yurutecek–66585h.html