İş Süreç Planlaması ve Takibi; Günümüz kurumlarının temel amaçlarından biri kişilerin yaptığı işi planlamak ve standartlar belirleyerek her bir işin zamanında ve tatmin edici bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktır. Bu amaçla son zamanlarda geliştirilen BPM (Business Process Management) kavramı ile her işin tanımı yapılmakta ve ölçümlenebilmektedir.

Belediyeler de bu kavramlar biraz geç olsa da konuşulmaya ve talep edilmeye başlanmıştır. İşin ilk aşamasında İş süreçlerinin ve akışlarının çıkarılması ve standartlarının tanımlanması üzerinde yoğunlaşılmıştır.

Universal olarak bu konuya bakışımız klasik KBS uygulamasına paralel gidebilen süreçleri tanımlamak, izlemek ve raporlamak şeklindedir. u.KBS içerisine yerleştirilen ve her türlü işlem izini takip edebilen uygulamalar işe Vatandaş, Kurum veya Yönetici tarafından başlatılan her hangi bir iş süreci takip edilebilmekte ve raporlanabilmektedir.

İş Planlama Modülü ile de entegre edilebilen bu uygulama ile hem kurum içi hem de saha personelinin iş süreçleri tanımlanabilmektedir. Burada tanımlanan süreler ile işin nasıl akacağını belirleyebilir ve süreler tanımlayabilirisiniz.

Her bir iş akış kalemi için gereken belgeler tanımlanabilir, ekli olarak verilen belgeler ise taranıp arşiv dosyasına eklenebilir. Bu tanımlamalar ile iş akışı otomatikman gerçekleşmekte ve bir sonraki adıma tek bir tuş ile gönderilebilmektedir.

İşin her bir aşamasında, gönderilen kişinin işi alması ve tamamlaması takip edilebilmektedir. Alma ile tamamlama arasında geçen sürede çeşitli nedenlerle işin yapılması gecikmiş ise nedenleri önceden belirlenen (Hastalık, İzin, Tatil, Hava Durumu vb) nedenlerle geciktiği kayıt altına alınır ve raporlanır. Böylece her bir işin hangi aşamada olduğunu, kişilerin ve servislerin iş yükünü ver performansını izleyebilmek mümkün olabilmektedir. Her bir aşamada işi gerçekleştiren kişinin düşünceleri de kayıt altına alınabilmektedir.

Bu tür çalışmaları Toplam Kalite Çalışmaları ile birlikte yürütmekte yarar vardır. Ayrıca Kurumun Stratejik Planı ile de paralel düşünülmelidir.